DASAR - DASAR PROSES PENGAWASAN

Wednesday, 11 January 2012

Dasar - Dasar proses Pengawasan 

19.1 Pengertian pengawasan 

PENGAWASAN
Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasai dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efisien.

Pengendalian atau Pengawasan adalah proses mengarahkan seperangkat variable ( manusia, peralatan, mesin, organisasi ) kearah tercapainya suatu tujuan atau sasaran manajemen. Pengawasan (controlling) merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi terdahulu, tidak akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Dalam hal ini, Louis E. Boone dan David L. Kurtz (1984) memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai : “… the process by which manager determine wether actual operation are consistent with plans”. Dengan demikian, pengawasan merupakan suatu kegiatan yang berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi penyimpangan di mana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan yang diperlukan untuk mengatasinya. Selanjutnya dikemukakan pula oleh T. Hani Handoko bahwa proses pengawasan memiliki lima tahapan, yaitu :
(a) penetapan standar pelaksanaan
(b) penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan;
(c) pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata;
(d) pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-
Penyimpangan.
(e) pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan.
Fungsi-fungsi manajemen ini berjalan saling berinteraksi dan saling kait mengkait antara satu dengan lainnya, sehingga menghasilkan apa yang disebut dengan proses manajemen. Dengan demikian, proses manajemen sebenarnya merupakan proses interaksi antara berbagai fungsi manajemen.
Fungsi Pengawasan:
Yaitu suatu proses untuk menetapkan pekerjaan yang sudah dilakukan, menilai dan mengoreksi agar pelaksanaan pekerjaan itu sesuai dengan rencana semula.
TAHAPAN-TAHAPAN PROSES PENGAWASAN
1. Tahap Penetapan Standar
Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang  digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan. Bentuk standar yang umum, yaitu :
a. standar phisik
b. standar moneter
c. standar waktu
2. Tahap Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat.
3. Tahap Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan
Beberapa proses yang berulang-ulang dan kontinue, yang berupa atas, pengamatan l
laporan, metode, pengujian, dan sampel.
4. Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan
Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya
mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan
bagai manajer.
5. Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi
Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada
perbaikan dalam pelaksanaan.
BENTUK-BENTUK PENGAWASAN
1. Pengawasan Pendahulu (feeforward control, steering controls)
Dirancang untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan koreksi  dibuat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer dapat menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau perkembangan tujuan.
2. Pengawasan Concurrent (concurrent control)
Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”, dimana suatu aspek dari prosedur harus memenuhi  syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan  pelaksanaan kegiatan.
3. Pengawasan Umpan Balik (feedback control, past-action controls)
Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur  penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.
METODE-METODE PENGAWASAN
Metode-metode pengawasan bisa dikelompokkan ke dalam dua bagian; pengawasan non-kuantitatif dan pengawasan kuantitatif
a. Pengawasan Non-kuantitatif
Pengawasan non-kuantitatif tidak melibatkan angka-angka dan dapat digunakan untuk mengawasi prestasi organisasi secara keseluruhan. Teknik-teknik yang sering  digunakan adalah:
1) Pengamatan (pengendalian dengan observasi). Pengamatan ditujukan untuk
mengendalikan kegiatan atau produk yang dapat diobservasi.
2) Inspeksi teratur dan langsung. Inspeksi teratur dilakukan secara periodic dengan
mengamati kegiatan atau produk yang dapat diobservasi.
3) Laporan lisan dan tertulis, Laporan lisan dan tertulis dapat menyajikan informasi yg dibutuhkan
dengan cepat disertai dengan feed-back dari bawahan dengan relatif lebih cepat.
4) Evaluasi pelaksanaan.
5) Diskusi antara manajer dengan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan. Cara ini dapat menjadi
alat pengendalian karena masalah yang mungkin ada dapat didiagnosis  dan dipecahkan bersama.
6) Management by Exception (MBE). Dilakukan dengan memperhatikan perbedaan yang signifikan antara rencana dan realisasi. Teknik tersebut didasarkan pada prinsip pengecualian. Prinsip tersebut mengatakan bahwa bawahan mengerjakan semua kegiatan rutin, sementara manajer hanya mengerjakan kegiatan tidak rutin
b. Pengawasan Kuantitatif
Pengawasan kuantitatif melibatkan angka-angka untuk menilai suatu prestasi. Beberapa teknik yang dapat dipakai dalam pengawasan kuantitatif adalah:
1) Anggaran
- anggaran operasi, anggaran pembelanjaan modal, anggaran penjualan, anggaran kas
- anggaran khusus, seperti planning programming, bud getting system (PBS), zero-base
budgeting ( ZBB ), dan human resource accounting ( HRA )
2) Audit
- Internal Audit
Tujuan : membantu semua anggota manajemen dalam melaksanakan tanggung jawab
mereka dengan cara mengajukan analisis, penilaian, rekomendasi dan komentar
mengenai kegiatan mereka.


19.2 Tipe - Tipe Pengawasan 


Tipe pengawasan menjadi tiga tipe dasar, yaitu preliminary control, concurrent control dan feedback control. Ketiga hal tersebut digambarkan sebagai berikut:
Gambar 2.2 Tipe Pengawasan

Pengawasan pendahuluan (preliminary control). Memusatkan perhatian pada masalah mencegah timbulnya deviasi?deviasi pada kualitas serta kuantitas sumber?sumber daya yang digunakan pada organisasi?organisasi. Sumber?sumber daya ini harus memenuhi syarat?syarat pekerjaan yang ditetapkan oleh struktur organisasi yang bersangkutan. Para pegawai atau karyawan perlu memiliki kemampuan, baik kemampuan fisik ataupun kemampuan intelektual untuk melaksanakan tugas?tugas yang dibebankan kepada mereka. Bahan?bahan yang akan digunakan harus memenuhi kualitas tertentu dan mereka harus tersedia pada waktu dan tempat yang tepat. Di samping itu, modal harus pula tersedia agar dapat dicapai suplai peralatan serta mesin?mesin yang diperlukan. Akhirnya sumber­-sumber daya finansial harus pula tersedia dalam jumlah dan waktu yang tepat.
Pengawasan pada saat pekerjaan berlangsung (concurrent control). Memonitor pekerjaan yang berlangsung guna memastikan bahwa sasaran?sasaran telah dicapai. Alat prinsip dengan apa pengawasan dapat dilaksanakan adalah aktivitas para manajer yang memberikan pengarahan atau yang melaksanakan supervisi.
Pengawasan feedback (feedback control). Memusatkan perhatian pada hasil?hasil akhir. Tindakan korektif ditujukan ke arah proses pembelian sumber daya atau operasi?operasi aktual. Tipe pengawasan ini mencapai namanya dari fakta bahwa hasil?hasil historikal mempengaruhi tindakan?tindakan masa mendatang.
Selain itu terdapat tiga tipe pengawasan lainnya, antara lain:
  1. Pre control. Control that takes place before work is performed is called pre control, or feed?forward control. Managers using this type of control create policies, procedures, and rules aimed at eliminating behavior that will cause undesirable work results … In sum, pre control focuses on eliminating pre­dicted problems.
  2. Concurrent Control. Control that takes place as work is being performed is called concurrent control. It relates not only to employee performance, but also to such non human areas as equipment performance and department appearance
  3. Feedback Control. Control that concentrates on past organizational performance is called feedback control.  Managers exercising this type of control are attempting to take corrective action by looking at organizational history over a specified time period
Terdapat  tiga fase pengawasan, yaitu (1) pengawasan awal, (2) pengawasan tengah berjalan, dan (3) pengawasan akhir. Lebih lanjut Maman Ukas memperjelas bahwa:
Maksud dari pada pengawasan awal yang mendahului tindakan adalah tiada lain untuk mencegah serta membatasi sedini mungkin kesalahan-kesalahan yang tidak diinginkan sebelum terjadi. Dengan kata lain tindakan berjaga-jaga sebelum memulai suatu aktivitas. Sedangkan pengawasan tengah berjalan dilakukan untuk memantau kegiatan yang sedang dilaksanakan. Dengan cara membandingkan standar dengan hasil kerja, sehingga perlu ada tindakan-tindakan korektif untuk menghindari penyimpangan-penyimpangan. Bukan hanya manajer yang bertindak, tetapi bawahan pun dapat melakukannya untuk dapat memberikan masukan pada organisasi bagi tindakan-tindakan perencanaan yang akan berulang di masa yang akan datang. Sebenarnya pengawasan akhir tidak berdiri sendiri tetapi merupakan hasil kombinasi pada pengawasan awal dan tengah.
Gambar 2.3 Lingkup Waktu Pengawasan

Berdasarkan pendapat para ahli di atas, dapat diketahui bahwa pelaksanaan pengawasan terhadap suatu aktivitas kerja dapat dilakukan sebelumnya, sedang berjalan dan sesudah proses kegiatan berakhir. Dengan demikian, maka sistem pengawasan harus dirancang sesuai dengan kegiatan-kegiatan tepat pada waktunya.


 19.3 Tahap - Tahap Proses Pengawasam

Dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan yang dilakukan oleh manajer ataupun atasan maka perIu dilakukan tahapan atau proses pengawasan. Menurut Kadarman (2001, hal. 161) langkah-langkah proses pengawasan yaitu:
a. Menetapkan Standar
Karena perencanaan merupakan tolak ukur untuk merancang pengawasan, maka secara logis hal irri berarti bahwa langkah pertama dalam proses pengawasan adalah menyusun rencana. Perencanaan yang dimaksud disini adalah menentukan standar.
b. Mengukur Kinerja
Langkah kedua dalam pengawasan adalah mengukur atau mengevaluasi kinerja yang dicapai terhadap standar yang telah ditentukan.
c. Memperbaiki Penyimpangan
Proses pengawasan tidak lengkap jika tidak ada tindakan perbaikan terhadap penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.
Sedangkan menurut G. R. Terry dalam Sukama (1992, hal. 116) proses pengawasan terbagi atas 4 tahapan, yaitu:
  1. Menentukan standar atau dasar bagi pengawasan.
  2. Mengukur pelaksanaan
  3. Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan temukanlah perbedaan jika ada.
  4. Memperbaiki penyimpangan dengan cara-cara tindakan yang tepat.
Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa proses pengawasan dilakukan berdasarkan beberapa tahapan yang harus dilakukan. Hal pertama yang harus dilakukan adalah menetapkan standard perencanaan sehingga dalam melakukan pengawasan manajer mempunyai standard yang jelas.
Hal berikutnya yang perlu dilakukan adalah mengukur kinerja pegawai, sejauh mana pegawai dapat menerapkan perencanaan yang telah dibuat atau ditetapkan perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya secara optimal. Kemudian setelah menetapkan standar dan mengukur kinerja maka hal yang perlu dilakukan adalah membandingkan pelaksanaan dengan standar yang telah membandingkan pelaksanaan dengan standar yang telah ditetapkan. Dan yang terakhir adalah melakukan perbaikan jika ditemukan penyimpangan­-penyimpangan yang terjadi.
19.4 Pentingnya Pengawasan 
uatu organisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu ke waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas hasil kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan semakin penting dalam setiap organisasi. Tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya.
Ada beberapa alasan mengapa pengawasan itu penting, diantaranya :
1.      Perubahan lingkungan organisasi
Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru, diketemukannya bahan baku baru dsb. Melalui fungsi pengawasannya manajer mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang diciptakan perubahan yang terjadi.
2.      Peningkatan kompleksitas organisasi
Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.
3.      Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan
Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.
4.      Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang
Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menentukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan mengimplementasikan sistem pengawasan.
5.      Komunikasi
Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi, Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan.
19.5 Perencanaan Proses Pengawasan


Wiliam H. Newman menetapkan prosedure sistem pengawasan dimana dikemukakan 5 jenis pendekatan, yaitu:
1.Merumuskan hasil yang di inginkan
Yang dihubungkan dengan individu yang melaksanakan.
2.Menetapkan penunjuk hasil
Dengan tujuan untuk mengatasi dan memperbaiki penyimpangan sebelum kegiatan diselesaikan, yaitu dengan:
A.Pengukuran input
B.Hasil pada tahap awal
C.Gejala yang dihadapi
D.Kondisi perubahan yang diasumsikan
3.Menetapkan standar penunjuk dan hasil
Dihubungkan dengan kondisi yang dihadapi.
4.Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik
Dimana komunikasi pengawasan didasarkan pada prinsip manajemen by excetion yaitu atasan diberi informasi bila terjadi penyimpangan pada standar.
5.Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi
Berdasarkan uraian di atas, maka dapat diambil satu kesimpulan bahwa proses pengawasan merupakan hal penting dalam menjalankan kegiatan organisasi, oleh karena itu setiap pimpinan harus dapat menjalankan fungsi pengawasan sebagai salah satu fungsi manajemen.
Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan organisasi akan memberikan implikasi terhadap pelaksanaan rencana, sehingga pelaksanaan rencana akan baik jika pengawasan dilakukan secara baik, dan tujuan baru dapat diketahui tercapai dengan baik atau tidak setelah proses pengawasan dilakukan. Dengan demikian peranan pengawasan sangat menentukan baik buruknya pelaksanaan suatu rencana.
Mengenai pentingnya pelaksanaan pengawasan untuk mensukseskan rencana, Winardi (2000:172) mengungkapkan bahwa: “pengawasan berarti membuat sesuatu terjadi, sesuai dengan apa yang menurut rencana akan terjadi. Perencanaan dan pengawasan boleh dikatakan tidak dapat kita pisahkan satu sama lain, dan mereka ibarat: kembar siam dalam bidang manajemen”.

19.6 Bidang-Bidang pengawasan Strategic
Bidang strategik yang dapat membuat organisasi secara keseluruhan mencapai sukses yaitu :
A.Transaksi Keuangan
1.Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)
Analisa laporan keuangan merupakan proses yang penuh pertimbangan dalam rangka membantu mengevalusi posisi keuangan dan hasil operasi perusahaan pada masa sekarang dan masa lalu, dengan tujuan untuk menentukan estimasi dan prediksi yang paling mungkin mengenai kondisi dan kinerja perusahaan pada masa mendatang.
2.Manajemen Kas (Cash Management)
3.Pengelolaan Biaya (Cost Control)
B.Hubungan Manajer dan Bawahan
Hubungan antara manager dan bawahan juga harus baik dan terjaga. Sebisa mungkin ada hubungan 2 arah antara manager dan bawahan, bukan hubungan searah dimana manager terus-terusan memberi perintah kepada bawahan tanpa mau mendengar keluhan dan perasaan bawahannya. Bila ada hubungan harmonis seperti keluarga dalam suatu perusahaan maka akan tercipta team kerja yang solid dan kuat dalam menjalankan perusahaan.
C.Operasi-operasi Produktif 
19.7 Alat Bantu Pengawasan Manajerial
Alat-alat pengawasan yang paling dikenal dan paling umum digunakan adalah :
1) Manajemen Pengecualian (Management by Exception)
Manajemen pengecualian adalah teknik pengawasan yang memungkinkan hanya penyimpangan kecil antara yang direncanakan dan kinerja aktual yang mendapatkan perhatian dari wirausahawan. Manajemen penegecualian didasarkan pada prinsip pengecualian, prinsip manajemen yang muncul paling awal pada literatur manajemen. Prinsip pengecualian menyatakan bahwa bawahan menangani semua persoalan rutin organisasional, sementara wirausahawan menangani persoalan organisasional non rutin atau diluar kebiasaan.
2) Management Information System (MIS)
MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen, informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.
MIS dirancang melalui beberapa tahap utama yaitu :
1. Tahap survei pendahuluan dan perumusan masalah.
2. Tahap desain konseptual.
3. Tahap desain terperinci.
4. Tahap implementasi akhir.
Kriteria agar MIS berjalan efektif, yaitu :
• Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan
• Mempertimbangkan secara hati-hati biaya system
• Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi
• Adanya pengujian pendahuluan
• Menyediakan latihan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai system
Sedangakan criteria utama MIS efektif yaitu :
• Pengawasan terhadap kegiatan yang benar
• Tepat waktu dalam pemakainya
• Menekan biaya secara efektif
• System yang digunakan harus tepat dan akurat
• Dapat diterima oleh yang bersangkutan
3) Analisa Rasio
Rasio adalah hubungan antara dua angka yang dihitung dengan membagi satu angka dengan angka lainnya. Analisa rasio adalah proses menghasilkan informasi yang meringkas posisi financial dari organisasi dengan menghitung rasio yang didasarkan pada berbagai ukuran finansial yang muncul pada neraca dan neraca rugi-laba organisasi.
4) Penganggaran
Anggaran dalam organisasi ialah rencana keuangan yang menguraikan bagaimana dana pada periode waktu tertentu akan dibelanjakan maupun bagaimana dana tersebut akan diperoleh. Anggaran juga merupakan laporan resmi mengenai sumber-sumber keuangan yang telah disediakan untuk membiayai pelaksanaan aktivitas tertentu dalam kurun waktu yang ditetapkan. Disamping sebagai rencana keuangan, anggaran juga merupakan alat pengawasan.
Anggaran adalah bagian fundamental dari banyak program pengawasan organisasi. Pengawasan anggaran atau Budgetary Control itu sendiri merupakan suatu sistem sasaran yang telah ditetapkan dalam suatu anggaran untuk mengawasi kegiatan-kegiatan manajerial, dengan membandingkan pelaksanaan nyata dan pelaksanaan yang direncanakan.
19.8 Management By Exception (MBE)  
MBE adalah suatu kemampuan dasar yang disediaakan oleh sistem informatika yang berbasis komputer yang memikul sebagian tanggungjawab dalam pengendalian sistem fisik maka waktu yang dimiliki manajer dapat digunakan secara efektif.

Pada Management By Exception (MBE) seorang manajer untuk dapat melakukan pengendalian atas bagian yang menjadi tanggungjawabnya harus didukung oleh tersedianya :
1) Informasi mengenai apa yang telah dan sedang dicapai pada unit kerjanya.
2) Standar kinerja yang dapat menunjukkan apa yang harus dicapai oleh unit kerjanya.

Standar yang dikombinasikan dengan output informasi misalnya laporan penjualan maka memungkinkan terjadinya Management By Exception. MBE adalah gaya atau tindakan yang dilakukan manajer apabila terjadi letidalsesuaian antara Kinerja Aktual( apa yang telah dan sedang dicapai ) dengan Standar Kinerja ( apa yang harus dicapai).

Contoh :
Ω Seorang manajer menetukan bahwa jumlah produksi Susu Bantal Real Good dalam sehari harus ada 50.000 bungkus sampai 75.000 bungkus. Karena suatu waktu dimana saat kapasitas tenaga kerja lebih banyak bekerja (lembur) maka jumlah produksi Susu Bantal Real Good meningkat drastis menjadi 94.000 bungkus hari itu. Maka saatnya MBE beraksi. Manajer memikirkan dan mengambil keputusan yang harus dilakukan oleh kelebihan produksi.
Ω Keputusan yang dapat diambil antara lain:
- Menyimpan sisa produksi susu bantal di gudang untuk persediaan stock.
- Menjual kepada agen atau eceran terdekat dengan harga yang terjangkau.
- Mempromosikan untuk penjualan sebagai hadiah atau sampel.

Dalam mengmbil keputusan manajer harus diperhitungkan :
1. manajer tidak membuang waktu memantau aktivitas yang berlangsung secara normal
2. keputusan dapat lebih terfokus pada hal hal yang lebih memerlukan perhatian.
3. perhatian dipusatkan pada peluang-peluang maupun hal hal yang berjalan  
19.9 Management Information System (MIS)  
Menurut Kenneth C. Laudon dan Jane Laudon Harga dalam Sistem Informasi Manajemen mereka buku: Sebuah Perspektif Kontemporer, sistem informasi adalah "satu set prosedur yang mengumpulkan (atau mengambil), proses, toko, dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan kontrol . " Dalam kebanyakan kasus, sistem informasi bersifat formal, sistem computerbased yang memainkan peran integral dalam organisasi. Meskipun sistem informasi computerbased, penting untuk dicatat bahwa setiap komputer lama atau program perangkat lunak belum tentu sebuah sistem informasi. "Komputer Elektronik dan program perangkat lunak terkait merupakan dasar teknis, alat dan bahan, sistem informasi modern," tulis Laudon dan Laudon. "Memahami sistem informasi, bagaimanapun, membutuhkan seseorang untuk memahami masalah yang mereka dirancang untuk memecahkan, solusi arsitektur dan desain, dan proses organisasi yang mengarah pada solusi ini."

Meskipun kadang-kadang diterapkan untuk semua jenis sistem informasi yang digunakan dalam bisnis, istilah "sistem manajemen informasi," atau MIS, sebenarnya menggambarkan sistem tertentu yang "menyediakan manajer dengan laporan dan, dalam beberapa kasus, akses on-line untuk saat ini organisasi kinerja dan catatan sejarah, "kata Laudon dan Laudon. "MIS terutama melayani fungsi perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan di tingkat manajemen." MIS adalah salah satu dari sejumlah jenis sistem informasi yang dapat melayani kebutuhan tingkat yang berbeda dalam sebuah organisasi. Sebagai contoh, sistem informasi dapat dikembangkan untuk mendukung manajemen atas dalam perencanaan arah strategis perusahaan atau untuk membantu manufaktur dalam mengendalikan operasi sebuah pabrik. Beberapa jenis lain dari sistem informasi meliputi: sistem pemrosesan transaksi, yang hanya mencatat transaksi rutin yang dibutuhkan untuk melakukan bisnis, seperti penggajian, pengiriman, atau pesanan penjualan, dan sistem otomatisasi kantor, yang dimaksudkan untuk meningkatkan produktivitas pekerja kantor dan termasuk sistem seperti pengolah kata, surat elektronik, dan pengarsipan digital. Idealnya, berbagai jenis sistem informasi dalam suatu organisasi saling berhubungan untuk memungkinkan berbagi informasi.

Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem informasi yang efektif memegang sejumlah tantangan untuk usaha kecil. "Meskipun, atau mungkin karena, pesatnya perkembangan teknologi komputer, tidak ada yang mudah atau mekanik tentang membangun sistem informasi yang bisa diterapkan," ujar Laudon dan Laudon. "Bangunan, operasi, dan memelihara sistem informasi yang menantang untuk sejumlah alasan." Sebagai contoh, beberapa informasi tidak dapat ditangkap dan dimasukkan ke dalam sistem. Komputer sering tidak dapat diprogram untuk memperhitungkan respon pesaing account untuk taktik pemasaran atau perubahan dalam kondisi ekonomi, antara lain. Selain itu, nilai informasi mengikis dari waktu ke waktu, dan perubahan yang cepat dalam teknologi dapat membuat sistem menjadi usang sangat cepat. Akhirnya, banyak perusahaan menemukan sistem pengembangan yang akan bermasalah karena jasa programmer terampil di premium.

Meskipun tantangan yang melekat dalam pengembangan sistem, bagaimanapun, MIS juga menawarkan bisnis sejumlah keunggulan. "Hari ini, perusahaan terkemuka dan organisasi yang menggunakan teknologi informasi sebagai alat kompetitif untuk mengembangkan produk dan layanan baru, menjalin hubungan baru dengan pemasok, tepi keluar pesaing, dan secara radikal mengubah operasi internal mereka dan organisasi," jelas Laudon dan Laudon. Sebagai contoh, menggunakan MIS strategis dapat membantu perusahaan untuk menjadi inovator pasar. Dengan menyediakan produk yang unik atau jasa untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, perusahaan dapat meningkatkan biaya masuk pasar untuk pesaing potensial dan dengan demikian mendapatkan keuntungan kompetitif. Lain penggunaan strategis MIS melibatkan menempa hubungan elektronik untuk pelanggan dan pemasok. Hal ini dapat membantu perusahaan untuk mengunci dalam bisnis dan meningkatkan biaya switching. Akhirnya, adalah mungkin untuk menggunakan MIS untuk mengubah dasar keseluruhan persaingan dalam suatu industri. Sebagai contoh, dalam suatu industri ditandai dengan perang harga, bisnis dengan cara baru pengolahan data pelanggan mungkin dapat membuat fitur produk yang unik yang mengubah dasar kompetisi untuk diferensiasi.

Dorongan untuk mengembangkan sebuah sistem informasi baru dapat tumbuh keluar dari tuntutan pengguna akhir, ketersediaan teknologi baru, atau strategi manajemen. Berbagai alat yang ada untuk menganalisis kebutuhan informasi perusahaan dan merancang sistem untuk mendukung mereka. Proses dasar dari sistem pembangunan melibatkan mendefinisikan proyek, menciptakan sebuah model dari sistem saat ini, berasal sebuah model untuk sistem yang baru, mengukur biaya dan manfaat dari semua alternatif, memilih pilihan terbaik, merancang sistem baru, menyelesaikan pemrograman tertentu fungsi, menginstal dan menguji sistem baru, dan menyelesaikan audit pasca-implementasi.

Sistem informasi desainer, baik internal untuk perusahaan atau bagian dari perusahaan luar, umumnya bertanggung jawab untuk menjamin kualitas teknis dari sistem baru dan kemudahan user interface. Mereka juga mengawasi proses desain sistem dan implementasi, menilai dampak dari sistem baru pada organisasi, dan mengembangkan cara untuk melindungi sistem dari pelecehan setelah diinstal. Tapi itu adalah tanggung jawab pemilik usaha kecil dan manajer untuk merencanakan apa sistem untuk menerapkan dan untuk memastikan bahwa data yang mendasari akurat dan berguna. "Organisasi harus mengembangkan suatu teknik untuk memastikan bahwa sistem yang paling penting adalah menghadiri untuk pertama, bahwa sistem yang tidak perlu tidak dibangun, dan bahwa pengguna akhir memiliki peran penuh dan bermakna dalam menentukan sistem baru akan dibangun dan bagaimana," menurut Laudon dan Laudon.

Manajemen Pengetahuan

Manajemen pengetahuan (KM) adalah bentuk yang relatif baru dari MIS yang memperluas konsep untuk memasukkan sistem informasi yang menyediakan alat pengambilan keputusan dan data kepada orang-orang di semua tingkat perusahaan. Gagasan di balik KM adalah untuk memfasilitasi berbagi informasi dalam perusahaan dalam rangka untuk menghilangkan bekerja berlebihan dan meningkatkan pengambilan keputusan. KM menjadi sangat penting sebagai usaha kecil tumbuh. Ketika hanya ada beberapa pegawai, mereka dapat tetap konstan kontak dengan satu sama lain dan berbagi pengetahuan secara langsung. Tetapi sebagai jumlah karyawan meningkat dan mereka dibagi ke dalam tim atau unit fungsional, menjadi lebih sulit untuk menjaga jalur komunikasi tetap terbuka dan mendorong berbagi ide.

Manajemen pengetahuan adalah cara menggunakan teknologi untuk memfasilitasi proses kolaborasi di seluruh organisasi. Sebuah bisnis kecil mungkin mulai berbagi informasi antara kelompok karyawan dengan menciptakan database praktek-praktek terbaik atau merancang sebuah direktori perusahaan elektronik yang menunjukkan yang memegang apa pengetahuan. Perusahaan besar, seperti David Coleman menulis dalam Berita Komputer Reseller, dapat menerapkan sistem KM melalui proyek-proyek percontohan yang ditargetkan atau melalui strategi yang lebih luas yang melibatkan infrastruktur teknis perusahaan. Banyak perusahaan telah menginstal intranet atau perusahaan-lebar jaringan komputer dengan database semua karyawan dapat mengakses-sebagai bentuk KM. Sejumlah program perangkat lunak yang ada untuk memfasilitasi upaya KM. Beberapa pemimpin di lapangan termasuk Lotus Notes, Microsoft Exchange Server, dan berbagai sistem berbasis pada XML.
19.10 Karakteristik - Karakteristik Pengawasan Yang Efektif 

karakteristik karakteristik pengawasan yang efektif

Kriteria agar MIS berjalan efektif, yaitu :
• Mengikut sertakan pemakai dalam tim perancangan
• Mempertimbangkan secara hati-hati biaya system
• Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi
• Adanya pengujian pendahuluan
• Menyediakan latihan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai system
Sedangakan kriteria utama MIS efektif yaitu :
• Pengawasan terhadap kegiatan yang benar
• Tepat waktu dalam pemakainya
• Menekan biaya secara efektif
• System yang digunakan harus tepat dan akurat
• Dapat diterima oleh yang bersangkutan 
Narasumber :
http://wahyu410.wordpress.com/2010/11/13/pengawasan/
http://mayarusmansyah.wordpress.com/2011/05/19/tipe-tipe-pengawasan/
http://tyoset.blogspot.com/2012/01/tahap-tahap-dalam-proses-pengawasan.html
http://tyoset.blogspot.com/2012/01/pentingnya-pengawasan-dalam-organisasi.html
http://tyoset.blogspot.com/2012/01/perancangan-proses-pengawasan.html
http://safarseptianto91.blogspot.com/2011/01/bidang-bidang-pengawasan-strategik.html
http://tyoset.blogspot.com/2012/01/alat-bantu-pengawasan-manajerial.html
http://rendyrencil.blogspot.com/2010/11/management-by-exception.html
http://tyoset.blogspot.com/2012/01/management-information-systems-mis.html
http://tyoset.blogspot.com/2012/01/karakteristik-karakteristik-pengawasan.html
 


Free Template Blogger collection template Hot Deals SEO

0 comments:

Post a Comment